загрузка...
Event-менеджмент / Адміністративний менеджмент / Бренд-менеджмент / Інноваційний менеджмент / Інформаційний менеджмент / Контролінг / Лідерство / Менеджмент в галузі / Менеджмент ресторанного та готельного бізнесу / Менеджмент (іспит) / Організаційна поведінка / Організація виробництва / Основи менеджменту / Практика з менеджменту / Виробничий менеджмент / Ризик-менеджмент / Стратегічний менеджмент / Теорія управління / Управління організацією / Управління персоналом / Управління проектами / Управлінські рішення
Головна >
Менеджмент >
Управління проектами >
« Попередня Наступна »
І. І. Мазур, В. Д. Шапіро, Н. Г. Ольдерогге. Управління проектами, 2010 - перейти до змісту підручника

18.6. ПРИНЦИПИ ЕФЕКТИВНОГО УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ -

загрузка...
Принципи управління - загальні закономірності, в рамках яких реалізуються зв'язки (відношення) між різними структурами (елементами) управлінської системи, що відбиваються прн постановці практичних завдань управління.

Ефективне управління часом пов'язано з досягненням результатів діяльності. Схема діяльності з орієнтацією на результат (Мал. 18.6.1) є важливим інструментом здійснення управління за результатами. Схема діяч-

Аналіз використання часу

2-3 рази на тиждень З точністю до 10-20 хвилин

Один раз на рік

Кінцеві цілі Порядок значущості

- оперативний

- в річний план

Кінцеві цілі Класифікація робіт в порядку їх значущості

(НІ)

Резервування часу

Контакти

Оцінка

? робіт та їх ритм

Поради щодо ефективності Оцінка

Процес визначення результатів Процес ситуаційного управління Процес контролю за результатами

Управління за результатами

План підвищення ефективності

За опорним тижнях

За опорним днях

Контроль

ності з орієнтацією на результат відрізняється від традиційної - з орієнтацією на завдання. Вона охоплює річний відрізок часу н складається на кожний звітний період шляхом установки нових цілей [4, 6].

Схема пов'язана з усіма стадіями управління за результатами. Це частина процесу визначення результатів - вона використовується постійно в пропессе контролю за результатами, при якому дається оцінка результатам діяльності в минулому звітному періоді н ставляться нові кінцеві цілі діяльності. Найважливішою ланкою схеми з точки зору управління індивідуальною роботою і використанням часу є визначення ключових результатів діяльності в майбутньому звітному періоді. Ключові результати визначаються індивідуально, в порядку їх значущості і з оцінкою їх взаємного впливу. На основі ключових результатів складаються особистий план діяльності та календарний план роботи на майбутній рік (річне розподіл часу).

На основі річного плану роботи час розподіляється помісячно і потижнево на найближчі Місяці і тижня, а в рамках тижня складається точний план на кожен робочий день.

У ході здійснення діяльності у певних часових інтервалах нроізводітся контроль отриманих результатів і використання часу. На основі цих оцінок складається план підвищення ефективності роботи та використання часу як у короткостроковій перспективі, так і протягом року.

Крім того, в системі управління власною діяльністю і використанням часу (УСДІВ) рекомендується проводити, принаймні, один раз на рік аналіз використання часу на основі 2-3-тижневого періоду. Це надасть додаткову допомогу в управлінні використанням часу.

Складання індивідуального плану діяльності н бюджету часу.

Для кожного ключового результату чітко визначаються цілі, необхідний час для їх досягнення і методи контролю за цим процесом. Відбуваються великі втрати часу з причини того, що целн проекту або не існують, або не чітко сформульовані або недосяжні. Цілі визначають напрямок розвитку проекту та виконання робіт. Чітко і ясно задані цілі стають стандартом, використовуваним для опрацювання індивідуальних цілей і робіт з їх досягнення.

Цілі по ключовим результатами можуть бути кількісними, якісними і прив'язаними до часу. Їх потрібно порівнювати з поточною ситуацією, якщо така існує для даної мети (Табл. 18.6.1). Таблиця 18.6.1. Ірнмер визначення ЦСЛСІІ Ключові результати діяльності Целн за ключовими результатами Рентабельність Частка на ринку

Ефективність персоналу Мотивованість персоналу Ступінь використання пов'язаних груп Поліпшення нинішнього рівня на 25%

Збільшення нинішньої частки з 10 до 18% у кожному районі

Збільшення обсягу виконаних робіт на 25л Зберегти хороший рівень мотивації Потім в плані діяльності визначаються моменти контролю процесу Д вання цілей, з чиєї ініціативи ои здійснюється і в якій формі ПР0І "0 . ся. При цьому необхідно основну увагу приділяти саме осуществле ставлених цілей, а не окремих заходів. »Цінуючи.

Значення бюджету часу полягає в тому, що він характеризує V ^ необхідне для досягнення ключових результатів. Бюджет часу про и НЙ ставляется в процентному вираженні і показує, яка частина 0 шегй, ® \. Да він іде на заходи щодо досягнення кожного ключового результату, У складається не у відсотках, а в днях або тижнях. При цьому, оцінюючи якісно, ??не потрібно прагнути до більш ніж 5%-й точності. Складання особистого плану використання часу

Можна дати наступні рекомендації для його формування:?

Орієнтуйтеся на кінцеві цілі та заходи, визначені як на річних, так і тижневому рівні;?

На великі заходи виділяйте резерв часу;?

Враховуйте «ритм» поточного періоду при складанні планів на майбутні періоди;?

Закладайте час на проведення контролю за здійсненням заходів;?

Підрахуйте по місяцях резервний час і його частку в усьому бюджеті часу, зробіть відповідні висновки.

Складання плану на тиждень

Рекомендується складати план на наступний тиждень у кінці поточного (припустимо, п'ятницю). Уточнюються кінцеві целн майбутнього тижня і визначаються необхідні роботи в порядку їх значимості. Всі роботи можна розбити на дві групи:?

Обов'язкові з точки зору досягнення кінцевих результатів;?

Роботи, які будуть зроблені, якщо залишиться час.

При завершенні тижня рекомендується давати оцінку використання часу відносно досягнутих цілей. Корисно також враховувати невдачі і позитивні моменти при складанні планів на майбутні тижні.

Складання планів на день

План на день розробляється з урахуванням тих же рекомендацій, що і тижневий план. Відбувається цей наприкінці попереднього дня або на початку планованого. Для кожного дня визначаються кінцеві цілі і роботи в порядку їх значимості: найбільш критичні роботи повинні отримати вищий пріоритет. Роботи можуть виконуватися одночасно, деякі з них можуть бути затримані або зовсім видалені з порядку денного. Інформація про виконані роботи за день може бути використана для перепланування тижневих планів.

Проект-менеждер можуть бути дані наступні рекомендації для ефективного використання часу:?

Проект-менеджери часто приймають рішення на основі неточних даних, що нерідко призводить до затримки самих рішень і, як наслідок, неефективного використання часу. Для цього розробляйте систему планування, контролю та комунікацій з урахуванням принципів зворотного зв'язку. Іншим рейтер ням цієї проблеми є використання інформаційної керуючої системи, звітів, обговорень для отримання точної та актуальної інформації ^ для зменшення невизначеності при прийнятті рішень;?

Знайте тижневий і щоденний графік роботи своїх співробітників також хо-рошо, як свій. Плануйте їх завантаження відповідно до цього графіка;

і знайте рівень продуктивності своїх співробітників. Переконайтеся, що він зі-відповідає вимогам робіт проекту;?

Немає чого планувати позаробочий час, якщо ви не знаєте, що воно насправді ^ позитивно відбитися на ефективності робіт;?

Намагайтеся пильно стежити за власною завантаженістю роботою і дивитися, чи є така робота, яка могла б бути зроблена більш ефективно ким-небудь ще. Якщо необхідно, відмовтеся від непотрібної роботи. Уникайте затримок і намагайтеся працювати в першу чергу над складними завданнями. Починайте відразу і шукайте способи виграти додатковий час. Будьте го-тови швидко приймати рішення;

і не плануйте зустрічей, якщо вони не доцільні. Допомагайте своїм людям при підготовці до зустрічей. Готуйте порядку денного і будьте впевнені, що основні учасники заздалегідь поінформовані про всі проблеми, які будуть?

Проводите зустрічі ефективно і розумно. Починайте і закінчуйте, дотримуйтесь теми. Намагайтеся, щоб всі відвідувачі висловили свою точку зору, і уникайте довгих обговорень незначних питань;?

Вирішите, чи є це абсолютно необхідним для вас відвідати дану зустріч, особливо якщо потрібно час на поїздку. Якщо потрібно їхати, будьте готові працювати в дорозі;?

Намагайтеся зменшити час, який ви проводите поза робочого столу. Охоче ??давайте доручення. Жорстко плануйте час для важливої ??роботи. Вчіться говорити «ні»;?

Контролюйте час своєї розмови по телефону, дайте секретарю приймати повідомлення. Позбавтеся від випадкових відвідувачів. Еслн зто необхідно, знайдіть спосіб працювати в самоті;?

Встановіть основні пріоритети для себе, для проекту і для своїх людей;?

Уникайте комунікаційних процесів, що поглинають більшу частину часу. Уникайте записок. Еслн записки або листи необхідні, робіть їх короткими і за змістом. Якщо у вас є довгі повідомлення для прочитання, краще візьміть їх в дорогу;?

Підготуйте ваших колег, начальників і підлеглих роботі з вами. Оголосити ваші права та обов'язки;?

Якщо необхідна рішучість при протиріччях, домагайтеся необхідної інформації так швидко, як це можливо, і приймайте рішення;

Про дотримуйтесь розкладом, особливо по найбільш пріоритетним позиціям. Ви можете знайти необхідним самостійно стежити за вирішальними діями, а не чекати періодично зворотного зв'язку;

Про передавайте повноваження підлеглим і рівним. Не намагайтеся бути «славним малими н робити все самостійно, щоб не опинитися в такій ситуації, коли ви робите роботу, за яку відповідальний весь відділ або персонал іншого проекту.

« Попередня Наступна »
= Перейти до змісту підручника =