Головна
загрузка...
Event-менеджмент / Адміністративний менеджмент / Бренд-менеджмент / Інноваційний менеджмент / Інформаційний менеджмент / Контролінг / Лідерство / Менеджмент в галузі / Менеджмент ресторанного та готельного бізнесу / Менеджмент (іспит) / Організаційна поведінка / Організація виробництва / Основи менеджменту / Практика з менеджменту / Виробничий менеджмент / Ризик-менеджмент / Стратегічний менеджмент / Теорія управління / Управління організацією / Управління персоналом / Управління проектами / Управлінські рішення
Головна >
Менеджмент >
Інноваційний менеджмент >
« Попередня
В. В . Глухів, С. Б. Коробко, Т. В. Мариніна .. Економіка знань - СПб.: Пітер. - 528 с: ил. - (Серія «Навчальний посібник»)., 2003 - перейти до змісту підручника

17.5.4. Моніторинг: пілотні дослідження

загрузка...

Для досягнення результатів моніторингу в ряді випадків необхідне проведення пілотного вивчення та оцінки оперативних питань, що відображають різні аспекти діяльності організації.

Пілотне вивчення може включати огляд поточної внутрішньої діяльності та практики в галузі моніторингу (мета 1), здійснюваного у співпраці з місцевими експертами, пробне застосування методик моніторингу (мета II) для визначення найбільш прийнятних і корисних; аналіз результатів з точки зору оцінки (мета III) вірогідною здійсненності введення або вдосконалення внутрішньої системи моніторингу повсякденній діяльності.

З цією метою, як правило, вибираються 1-2 підрозділи організації, які розглядаються як приклади для подальшого розвитку методології та систем моніторингу повсякденній діяльності. Моніторинг починається з розуміння / визначення / роз'яснення функцій департаменту з подальшим вивченням заходів / діяльності, націленої на здійснення цих функцій.

Пілотне вивчення дозволяє визначити готовність організації для введення системи моніторингу діяльності. Воно включає аналіз (огляд) діяльності в області існуючого в установі моніторингу повсякденних операцій, оцінку і підтвердження наявності завдань і цілей, відповідність планів департаментів цілям всієї установи. Крім того, пілотне вивчення може вказати необхідні області застосування моніторингу діяльності і визначити існуючі на шляху його здійснення труднощі.

Як правило, пілотне вивчення включає знайомство з документацією; прямі інтерв'ю з провідними співробітниками, включаючи керівників департаментів, начальників відділів; застосування різних форм по збору інформації; створення і використання форм огляду і зворотного зв'язку; проведення досліджень для визначення відповідності діяльності цілям.

Система управлінського моніторингу може дати організації потужний інструмент, який дозволить керівництву та управлінцям переконатися в тому, що різні підрозділи організації дотримуються спільних поставлених цілей і стратегічного плану, а також допоможе у прийнятті рішень щодо розподілу ресурсів на стратегічному рівні. За допомогою такої системи можна створити перелік найважливіших, «ключових» показників роботи. Коли ряд заходів з оцінки здійснений, виникає основа для оцінки подібною діяльності в інших структурах організації.

Моніторинг діяльності на рівні департаментів дає можливість використовувати ресурси належним чином, забезпечити реалізацію в окремому департаменті пріоритетів організації, допомагає в прийнятті рішень за потребами в ресурсах та їх розподілу (кадри, матеріальні ресурси і т. д. ), в кінцевому рахунку - підвищує продуктивність, результативність, дієвість і ефективність роботи.

Моніторинг проектної діяльності не тільки конкретного проекту, але і в масштабах певної території (країни, області, міста) дозволяє забезпечити спадкоємність результатів і підвищення ефективності використання ресурсів, досягнення спільних цілей. Крім того, подібна форма моніторингу сприяє проведенню глибокого порівняльного аналізу, який накопичився у сфері проектної діяльності досвіду, вітчизняного і зарубіжного, що дозволяє удосконалити систему проектної роботи в цілому.

Необхідно відзначити, що моніторинг повинен відображати реальний стан всієї розглянутої системи в кожен момент часу і давати можливість оцінки та визначення основних напрямків її розвитку на перспективу. У зв'язку з цим основні завдання, які мають бути реалізовані в процесі моніторингу, можуть бути сформульовані наступним чином: -

сприймати і переробляти всю інформацію, що надходить; -

гнучко реагувати на що відбуваються структурні зрушення і на цій основі оновлювати і обгрунтовувати інформаційно-нормативну базу та управлінські рішення; -

відстежувати стан і розвиток реформування; виявляти можливість проведення порівняльного аналізу з подібними системами; -

відстежувати прогнозовані показники, здійснювати їх верифікацію. Особливого значення набуває при цьому логічна структура проекту. Розробка системи моніторингу здійснюється з використанням великої кількості показників, як кількісних (переважна більшість), так і якісних, факторів, компонентів, індикаторів, критеріїв та інших науково обгрунтованих нормативів.

Якщо взяти до уваги той факт, що здійснення діяльності в галузі моніторингу може розглядатися як діяльність, що ведеться у двох паралельних напрямах: оцінка стратегій і місій та оцінка поточної діяльності, очевидним стає те, що визначення індикаторів є актуальним процесом при виробленні стратегії проектної діяльності. Однак крім визначення індикаторів існують і інші чинники, які необхідно враховувати при розробці проекту, так як згодом саме ступінь їх опрацьованості буде визначати ефективність моніторингу діяльності в рамках конкретного проекту.

Таким чином, загальна схема факторів, що визначають успішність та ефективність моніторингу та оцінки проекту, може бути сформульована таким чином: -

чітке визначення цілей і завдань проекту, для оцінки реалізації яких можна було б вказати конкретні індикатори (цілі та завдання проекту повинні бути реалістичні за термінами їх здійснення і мати вимірюваний еквівалент їх реалізації); -

створення структурованої системи індикаторів, що дозволяють відслідковувати результати проектної діяльності в кількісних і якісних показниках виробництва товарів або / та послуг (чітко структурована система індикаторів дозволяє також забезпечити доступність інформації про хід проекту і зворотний зв'язок з усіма його учасниками з перших днів реалі-

, ції проекту; ієрархія цілей і завдань проекту визначає і послідовність індикаторів); -

створення інформаційно-пошукової бази даних, що дозволяє не тільки збирати і переробляти необхідну інформацію, а й здійснювати доступ до вже наявних статистичних та аналітичних матеріалів, релевантним досліджуваних проблем; -

створення інфраструктури для здійснення збору та аналізу інформації, роботи з базою даних, в кінцевому рахунку для забезпечення постійного моніторингу проекту з метою підвищення його ефективності.

Відзначаючи значимість визначення системи індикаторів, слід зазначити, що будь-який індикатор, як правило, формується на базі показ-ників, факторів, критеріїв і у зв'язку з цим є узагальнюючим показником. До індикаторами пред'являються певні вимоги. Зокрема, кожен індикатор повинен: -

мати певне смислове значення і призначатися, як уже згадувалося, для вирішення конкретного завдання; -

давати можливість вимірювати певний кількісний або якісний параметр системи; -

використовуватися для оцінки стану і розвитку досліджуваної системи; -

застосовуватися для здійснення моніторингу проекту та вирішення інших завдань планування, прогнозування та управління досліджуваної системи.

Система моніторингу, спрямована на задоволення потреб бенефіціаріїв проекту.

У західній практиці сьогодні все частіше вживається термін «Beneficiary-Centered Monitoring System and Evaluation» - система моніторингу та оцінки проекту, спрямована на задоволення потреб бенефіціаріїв проекту. Головним індикатором тут спочатку є ступінь задоволеності, думки і сприйняття результатів проектної діяльності самими бенефіціаріями. Однак оцінка подібних якісних показників та їх врахування при коригуванні проектної роботи є дуже складним завданням.

Система моніторингу розглядається в даному випадку як істотна частина планування та реалізації проекту. Розгляд та оцінка кожного виду діяльності ведеться у відповідності з рядом індикаторів, що відображають адекватність постановки цілей, що вимірюють результативність реалізації проекту, що дозволяють оцінити перспективи подальшого розвитку проектної діяльності та коригувати в разі необхідності хід реалізації проекту.

Таким чином, процес моніторингу складається з 4 етапів: 1.

Постановки цілей (чого необхідно досягти). 2.

Вимірювання результативності реалізації проекту (що відбувається на справжній момент). 3.

Оцінки ходу реалізації проекту та подальших перспектив його розвитку (чому все відбувається саме так, що може статися далі). 4.

Корекції проекту (що може бути змінено).

Для кожного виду діяльності в конкретному проекті можна визначити 4 види індикаторів.

Першим видом індикаторів в даній системі є кількість бенефіціаріїв проекту та кількість товарів або послуг, ними одержуваних (наприклад, кількість підручників, наданих певному числу шкіл). Обидва індикатори характеризують продуктивність проекту. Дані індикатори відслідковуються допомогою обліку всіх рахунків, прибутково-видаткових документів про надання та отриманні товарів і послуг, складання звітів.

Три інших індикатора характеризують ступінь задоволеності бенефіціаріїв результатами проектної діяльності, час і вартість наданих послуг. Ці індикатори дозволяють судити про ефективність (коефіцієнті корисної дії) проекту.

Як вже зазначалося, виміряти ступінь задоволеності бенефіціаріїв результатами проекту надзвичайно складно. Очевидно, що чим більше збігаються очікування бенефіціаріїв з тим, що вони отримують, тим вище ступінь задоволеності проектом. Для вимірювання даних регулярно проводяться фокус групи, інтерв'ю, спостереження, анкетування, семінари.

Індикатор вартості увазі в даному випадку порівняння коштів, передбачених бюджетом, з реальними витраченими на певний вид діяльності засобами. Крім того, передбачені бюджетом і реально витрачені кошти повинні бути зіставлені з кількістю бенефіціаріїв, запланованих і реально беруть участь у проекті. Оцінка вартості проекту проводиться на підставі фінансових звітів, які фіксують розмір бюджету, всі витрати і виплати.

Ще один індикатор, що дозволяє оцінити ефективність проекту, - час, плановане і реально витрачений на такі етапи проекту, як: -

планування та узгодження проекту; -

залучення необхідних ресурсів; -

виплати; -

доставка товарів або / та послуг кінцевому споживачу (наприклад, забезпечення методичними матеріалами не просто школи , а кожного конкретного педагога).

Основні методи відстеження та оцінки при плануванні та узгодженні проекту - підписання договорів та меморандумів, складання плану дій з вказівкою планованого часу, проведення інтерв'ю та фокус груп серед всіх учасників проекту. На другому етапі важливо зафіксувати конкретні терміни виконання взятих зобов'язань нізацією усіма учасниками проекту, терміни надання регулярних інформаційних звітів партнерам для стимулювання їх активної участі протягом усього ходу проекту. Для своєчасного проведення необхідних виплат важливо попередньо намітити терміни і зафіксувати їх в проектному плані. Терміни надання товарів або послуг кінцевому споживачеві також повинні плануватися і фіксуватися як цілком конкретна дата або проміжок часу.

Для підвищення ефективності моніторингу необхідно передбачати проведення регулярних (не рідше одного разу на рік) так званих оціночних семінарів, консультацій або місій за участю всіх партнерів. Основними цілями проведення подібних заходів є: -

оцінка продуктивності та ефективності проекту на даному етапі його реалізації; -

оцінка причин можливих ускладнень і відстрочок або несподіваних успіхів (викликаних, наприклад, інноваційними методами роботи) з точки зору учасників проекту; -

уточнення подальшого плану дій урахуванням виниклих проблем або для закріплення успішного досвіду.

Про важливість і необхідність проведення подібних оціночно-консультативних семінарів говорить і такий факт. Сьогодні все більше значення надається фахівцями активному залученню в усі аспекти проектної діяльності всіх учасників проекту. Дослідники стверджують, що успіх реалізації будь-якого проекту багато в чому залежить від участі та обізнаності про хід підготовки та реалізації проекту сторін-партнерів. У цьому випадку одним із завдань моніторингу стає інформування всіх учасників про хід реалізації проекту та можливий внесок кожного партнера для підвищення результативності та якості спільної програми дій в рамках проекту. Один з варіантів активізації участі партнерів у загальній діяльності - використання на подібних семінарах методики аналізу проблеми. Очевидно, що цілі і завдання проекту формулюються виходячи з тих проблем, які належить вирішити в процесі його здійснення.

 Методика аналізу проблеми полягає у проведенні мозкового штурму, в ході якого учасники проекту виявляють всі причини і можливі наслідки цих проблем. За результатами обговорення вибудовується ієрархія цілей і завдань проекту, а також складаються діаграми. Перша відображає ті проблеми, які неможливо ре- 

 шити прямим шляхом, діючи в рамках конкретного проекту, але які необхідно вирішити для реалізації кінцевих цілей проекту. Ці проблеми розглядаються в контексті нової стратегії дій (можливо, паралельної з уже діючої) або як ризики реалізації даного проекту, якщо ресурси не дозволяють розширити межі діяльності. Друга діаграма відображає ті заходи, які необхідно здійснити для того, щоб реалізувати цілі, але не входять у безпосередню програму дій проекту. Такі заходи, повинні бути включені в обгрунтування проекту і максимально враховані при здійсненні моніторингу. Прикладом у даному випадку можуть бути зміни у законодавчій базі або інші заходи проведення яких залежить від державних структур. 

 У Росії, як уже зазначалося, відсутня система постійного моніторингу проектної та програмної діяльності в сфері науки та освіти. Одним із шляхів вирішення цієї проблеми стало створення в липні 2000 р. Міносвіти Росії Центру моніторингу міжнародних програм і проектів у галузі освіти. На тлі розвитку міжнародного співробітництва освітніх установ Центр моніторингу може стати дієвим інструментом у проведенні освітньої політики, підвищенні ефективності вкладення спонсорських коштів у сферу освіти, допомогти своїми експертними оцінками і рекомендаціями як освітнім установам, так і спонсорам оптимізувати їх зусилля і досягати більш високих результатів. 

 Цілі і завдання Центру. Центр створюється для оптимізації діяльності різних суб'єктів (освітніх установ, органів управління освітою, зарубіжних фондів і міжнародних організацій) в реалізації освітніх і дослідницьких програм. 

 У своїй діяльності Центр повинен сприяти широкому використанню наукового та педагогічного потенціалу Росії та інших держав у підвищенні ефективності здійснення міжнародних проектів, що сприяють розвитку національних систем освіти, зміцненню партнерських зв'язків освітніх та наукових установ. 

 Основнимізадачамі Центраявляются: созданіепостояннодейству-нього системи моніторингу міжнародних проектів в освітній сфері, аналіз результатів моніторингу, підготовка аналітичних матеріалів, пропозицій і рекомендацій для зацікавлених організацій. 

 Надання допомоги освітнім установам, а також зарубіжним та міжнародним організаціям, університетам і фондам у пошуку партнерів по здійсненню спільних освітніх та дослідницьких проектів. 

 Збір і поширення інформації про програми міжнародного співробітництва в галузі перспективних форм освіти, академічних обмінів, наукових досліджень, у тому числі з використанням інформаційних і комунікаційних технологій. 

 Створення банку даних про міжнародні проекти в галузі освіти (включаючи отримані результати). 

 Створення бази даних, що містить інформацію про експертів в різних областях освіти і науки, з метою надання допомоги у здійсненні проектів, їх експертизи та оцінці. 

 Сприяння подальшому розвитку системи освітнього фандрайзингу; проведення семінарів і конференцій для спонсорів, здійснення координації діяльності організацій, провідних схожі за тематикою проекти, організація семінарів з фандрайзингу для широкого кола освітніх установ і т. д. 

 Важливим елементом планованої діяльності може стати міжнародна мережа фахівців в галузі оцінки проектів і програм, у створенні якої взяли участь представники Грузії, Молдови, Росії та України. 

 « Попередня
 = Перейти до змісту підручника =