Головна
загрузка...
Event-менеджмент / Адміністративний менеджмент / Бренд-менеджмент / Інноваційний менеджмент / Інформаційний менеджмент / Контролінг / Лідерство / Менеджмент в галузі / Менеджмент ресторанного та готельного бізнесу / Менеджмент (іспит) / Організаційна поведінка / Організація виробництва / Основи менеджменту / Практика з менеджменту / Виробничий менеджмент / Ризик-менеджмент / Стратегічний менеджмент / Теорія управління / Управління організацією / Управління персоналом / Управління проектами / Управлінські рішення
Головна >
Менеджмент >
Управління проектами >
« Попередня Наступна »
І. І. Мазур, В. Д. Шапіро, Н. Г. Ольдерогге. Управління проектами, 2010 - перейти до змісту підручника

16.3. УПРАВЛІННЯ ЗМІНАМИ

загрузка...
Управління змінами являє собою процес прогнозування ^ і планування майбутніх змін, реєстрації всіх потенційних змін (у змісті проекту, специфікації, вартості, плані, мережевому графіку і т. д.) для детального вивчення, оцінки наслідків, схвалення або відхилення, а також організації моніторингу та координації виконавців, що реалізують зміни в проекті [4 - 14].

Під зміною розуміється заміщення одного рішення іншим внаслідок впливу різних зовнішніх і внутрішніх факторів при розробці та реалізації проекту. Зміни можуть вноситися в різні розділи проекту. Ініціювати зміни можуть і замовник, і інвестор, і проектувальник, і підрядник. Замовник, як правило, вносить зміни, що поліпшують кінцеві техніко характеристики проекту. Проектувальник може вносити зміни до первісної проектно-кошторисну документацію, специфікації. Підрядник по ходу реалізації проекту вносить зміни до календарного плану, методи і технології виробництва робіт, послідовність (технологічну, просторову) зведення об'єктів і т. д.

Причинами внесення змін зазвичай є неможливість передбачення на стадії розробки проекту нових проектних рішень, більш ефективних м териалов, конструкцій і технологій і т. д., а також відставання в ході Реалі * \, ЦЙІ проекту від запланованих термінів, обсягів внаслідок непередбачених стоятельств.

Загальний контроль змін здійснюється; ДЛЯ оцінки ВПЛИВУ призводять до позитивних або негативних змін у проекті; ДЛЯ про р лення вже совершившихся змін у проекті; і для управління зміни проекті по мірі їх появи. Загальний контроль змін включає: ч

Про підтримку і оновлення базового (цільового, директивного, опорного і .. плану (графіка) проекту, застосовуваного для порівняння з планами, фор мимі в процесі виконання проекту; коректування базового плану. виключно із змінами змісту проекту, але не з якими л а в шими змінами, які повинні враховуватися в поточному плані пр процесі його реалізації;?

обов'язкова зміна змісту проекту при зміні змісту його результату (продукту , товару, послуги і т. д.);?

координацію та узгодження змін у взаємозалежних видах інформації, функціях, процесах і процедурах управління проектом.

Вхідні дані загального контролю змін містять базовий (цільовий, директивний, опорний ит. д.) план (графік) проекту, звітність про хід реалізації проекту та вимоги на зміни в проекті.

Для загального контролю змін використовується набір формальних процедур , встановлених внутріфірмовим стандартом реалізовує проект організації, які визначають регламент змін раніше прийнятих офіційних документів проекту і порядок їх затвердження. Це може бути, наприклад, сформована в організації система документообігу. Якщо такої системи немає, то команді проекту необхідно розробити подібну систему або адаптувати спеціальні програмні оболонки (наприклад, програмний продукт Expedition компанії Primavera Systems), в яких реалізовані найбільш поширені і зарекомендували себе на практиці методи і засоби управління змінами. Створення системи в цьому випадку стає частиною проекту, причому вельми важливою. Для контролю змін застосовуються також процедури обробки змін, які можуть бути затверджені без попереднього розгляду (наприклад, в ході регламентних робіт з обмеженим часом прийняття рішення або при виникненні надзвичайних ситуацій).

Для таких заздалегідь обумовлених випадків підсистема контролю змін повинна дозволяти «автоматично» стверджувати певні категорії змін. Як і будь-які інші зміни, ці змін повинні бути в обов'язковому порядку задокументовані і враховані, щоб ие виникло проблем надалі через відсутність інформації про реальний стан справ по проекту.

Результати загального контролю змін містять: модифікований базовий план проекту з урахуванням затверджених змін, які в обов'язковому порядку доводяться до відома учасників проекту;

Функції загального контролю змін закріплюються за комісією (групою) контролю змін (Change Control Board), яка несе відповідальність за затвердження або відхилення запитів на зміни. Права та обов'язки комісії повинні бути чітко визначені і погоджені з основними учасниками проекту. У великих і складних проектах може працювати одночасно декілька комісій з різними правами та обов'язками.

Контроль змін змісту проекту здійснюється: для оцінки впливу факторів, що призводять до позитивних або негативних змін змісту проекту; для визначення змін змісту проекту, "і для управління змінами змісту проекту при їх появі. Контроль змін вмісту тісно пов'язаний з іншими процесами контролю.

Вхідні дані контролю вмісту включають опис СРР, інформацію про результати діяльності, наприклад, у вигляді звітів про виконані ра-Оотах, фінансових звітів за витратами і т. д.; документацію про кінцевих резуль-Т ^ аХ проекту (товарів, послуг, об'єктів і т. д.) у вигляді креслень, специфікації, описів, технічних завдань і т. д.; запити на зміни, сформульовані в будь-який з форм - усній чи письмовій, всередині або поза організації, директивні або носять рекомендаційний характер; порядок дій з управління вмістом, з обліку, ідентифікації та інтеграції змін до роект, а також як часто, з якою періодичністю допускаються зміни.

Для контролю вмісту затверджується регламент, відповідно до якого виробляються зміни, визначаються форма і послідовність проходження д кументов щодо змін, рівень і повноваження осіб, відповідальних за приня-е, узгодження або відхилення змін. Якщо проект виконується в відпо-вії з контрактом, то всі зміни повинні бути узгоджені з сторонами-уча-ікамі цього контракту. Контроль неможливий без відпрацьованих процедур Проценка результатів діяльності, що дозволяють визначати величину відхилення плану, причину цього відхилення і необхідність коригувальних дій. Перепланування є одним з характерних моментів практично для будь-якого проекту, так як рідко, коли проект виконується відповідно до плану Можливі зміни змісту можуть призвести до змін СРР і необхідності перезатвердження базового (директивного, цільового) плану.

Для забезпечення ефективного контролю за змістом робіт проекту повинні бути визначені формальні процедури управління змінами.

Наступні елементи проекту та фактори, що впливають на його реалізацію МОЖУТЬ змінюватися: 3 травня?

Цілі та плани проекту;?

Механізми реалізації проекту;?

Використання ресурсів;?

Контракти і зобов'язання щодо них;?

Використовувані стандарти і нормативи;?

Географія розміщення об'єктів;?

Зовнішні фактори, що впливають на проект.

Причинами змін у змісті робіт можуть бути:?

Зміни кон'юнктури на ринку;?

Дії і наміри конкурентів;

Про технологічні зміни, зміни в цінах та доступності ресурсів;

Про економічна нестабільність;?

Помилки в планах і оцінках;?

Помилки у виборі методів, інструментів, організаційній структурі чи стандартах;?

Зміни в контрактах і специфікаціях;?

Затримки поставок або поставки, що не відповідають вимогам якості;?

Необхідність прискорення робіт;?

Вплив інших проектів.

Все безліч змін можна розділити на усвідомлені (бажані) зміни і вимушені. Наприклад, коли необхідно прискорити виконання проектів з тим, щоб швидше запустити виробництво або випустити товар на ринок, приймається рішення скоротити терміни виконання проекту. В даному випадку керівництво проекту усвідомлено здійснює тимчасові зміни з тим, щоб отримати вигоду від більш раннього закінчення проекту. Коли ж графік робіт повинен бути пересунутий на пізніші терміни через недоброякісних поставок, низької продуктивності праці, керівництво змушене піти на перегляд часових параметрів виконання робіт.

Вимушені зміни повинні бути вчасно розпізнані й реалізовані з найменшими збитками. Можливість же виконання бажаних змін повинна бути диференційована і реалізована з вигодою для проекту.

Неконтрольовані зміни, які виробляються в процесі реалізації проекту, можуть носити руйнівний характер для всього процесу управління. Для ефективного управління змінами в ході реалізації проекту необхідно застосування відповідних підходів:

Про реалізація ефективного взаємозв'язку між учасниками проекту;?

Розмежування ролей і відповідальності, пов'язаних з кожною зміною;?

Можливість відслідковувати вплив змін на тимчасові і вартісні показники проекту.

Процес контролю за реалізацією змін увазі роботу з набором Документів, що регламентують облік і супровід кожного окремого зраді ^ ня від появи потреби в ньому до його повної реалізації. Конкретні реа ^ лізації даного процесу не тільки можуть значно варіюватися залежно сті від галузі діяльності і прийнятої в організації системи управління, можуть змінюватися для проектів в рамках однієї організації.

Будь-хто з учасників проекту - замовник, команда проекту або третіх рона - можуть ініціювати запити на зміну. Будь-які з цих питань Функціональну модифікацію повинні бути належним чином ^ задокумен рова і пройти через процес контролю за реалізацією змін. Без так

сонтроля менеджеру проекту буде важко контролювати виконання робіт ос-'авшейся частини проекту.

У досить загальному вигляді даний процес повинен регламентувати проходу-ше змін через п'ять основних стадій (рис. 16.5.1): Вихід

Проблема

Процес

Опис проблеми

Вхід Процес Вихід Аналіз та опис зміни Пропоноване 4 - 1 Вхід

Пропоноване

зміна Процес

Розгляд та затвердження зміни Вихід

Пропозиція відкинуто Необхідна доробка Необхідно твердження фінансування Зміна затверджено Процес

Доопрацювання (детальний аналіз наслідків}

Вхід

Пропоноване

зміна

Вихід

Детальний опис зміни і його наслідків Процес

Переговори

п Вхід

Пропоноване

зміна

Вихід

Фінансування

затверджено Вхід

Зміна

затверджено Процес

Реалізація Вихід

Зміна

реалізовано

1 Вхід

Реалізоване

зміна Процес

Підтвердження виконання Вихід

Реалізація

прийнята г ~ Вхід

Коректність

реалізації

підтверджена Процес

Закриття Вихід

Знято з контролю

1 16.5.1. Цикл контролю змін 1. Опис.

На початковій стадії необхідно усвідомити й описати пропоноване зміна Пропозиція документується і обговорюється. 2.

Оцінка.

Друга стадія передбачає повномасштабний аналіз впливу пропонованого зміни. Для цього проводиться збір та узгодження всієї інформації, необхідної для оцінки наслідків даної зміни. Результати дослідження документуються й обговорюються. 3.

Схвалення.

Розглядаються результати досліджень і приймається рішення: схвалити зміну, відмовити, відкласти. Якщо прийнято рішення відкласти реалізацію зміни, то необхідно провести додаткові дослідження і розрахунки. Якщо приймається позитивне рішення, то затверджуються виконавці і виділяються кошти на проведення зміни. Прийняті рішення документуються. 4.

Реалізація.

Зміна вноситься в план проекту і реалізується. 5.

Підтвердження виконання.

Контроль коректного та повного виконання робіт в рамках даної зміни. У разі позитивного результату зміна знімається з контролю.

Можна навести такі приклади документів, що регламентують і протоколюється проходження зміни:?

Звіт про проблему - опис проблеми, що виникла в ході реалізації проекту. Формується на початковій стадії;?

 запит на здійснення зміни. Формується на початковій стадії; ?

 опис пропонованого зміни - інформація про зміну, його поточний статус, ініціаторів і відповідальних за виконання і контроль. Формується на початковій стадії в коригується на наступних стадіях; ?

 зведена форма контролю зміни - містить узагальнену інформацію про зміну. 

 Кожна стадія проходження зміни виконується відповідно до затвердженого регламенту і передбачає певний розподіл ролей серед учасників проекту. Наприклад, в групі управління проектом виділяється відповідальний за збір та обробку які звітів про поточні проблеми і запитів на здійснення змін. Для контролю за проходженням зміни призначається адміністратор процесу. 

 Спеціальним документом регламентується проведення переговорів і ухвалення рішення про реалізацію зміни, в яких беруть участь менеджер, відповідальний за реалізацію даної частини проекту, представник замовника, а при необхідності - і представники зацікавлених організацій. 

 Таким чином, в ідеальному випадку контроль реалізації зміні представ ляє собою комплексну технологію управління проведенням зміни прое з відповідним набором документації та розподілом обов'язків. 

 « Попередня  Наступна »
 = Перейти до змісту підручника =