Головна
загрузка...
Головна >
Економічні науки >
Податки та оподаткування >
« Попередня Наступна »
І.А.Феоктістов, Ф.Н.Філіна. ВСЕ ПРО РОЗРАХУНОК, нарахування та оподаткування ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ, 2008 - перейти до змісту підручника

1.1.4. Етапи підготовки трудового договору

загрузка...
Як зазначалося раніше, підготовку трудового договору доцільно проводити на основі відповідних уніфікованих (типових, примірних і т.д.) текстів.

Однак у більшості випадків такі тексти підлягають конкретизації, оскільки в недостатній мірі враховують специфіку роботи (трудової функції), що доручається тому або іншому працівникові, покладених на нього повноважень та ін Крім того, час від часу у підприємств виникає необхідність у розробці нових (оновлених) уніфікованих текстів трудових договорів для окремих категорій працівників - наприклад, у зв'язку з включенням до штатного розпису додаткових посад, змінами в локальних актах підприємства і т.д. Таким чином, нам належить познайомитися з технологією підготовки трудового договору. Ця робота, як правило, здійснюється уповноваженою посадовою особою підприємства - наприклад, з числа працівників відділу кадрів, що володіють необхідними знаннями та досвідом.

Підставою для підготовки трудового договору служить резолюція керівника організації, оформлена на заяві особи, що надходить на роботу. Підставою для підготовки проекту уніфікованого тексту трудового договору, призначеного для укладення з певною категорією працівників, зазвичай є відповідне доручення (вказівка) керівника підприємства. Крім того, підготовка трудових договорів може проводитися у зв'язку з необхідністю їх переукладення з певними категоріями працівників підприємства. Підставою для підготовки трудових договорів з зміненою формою (зміненої редакції змісту) можуть служити:

законодавчі, нормативно-правові акти, під дію яких підпадають ті чи інші питання (напрямки) діяльності підприємства, що відображаються у трудових договорах , або

24

встановлюють інші (порівняно з раніше діючими) вимоги до форми (змісту) трудових договорів;

організаційно- розпорядчі документи, які видаються в межах своєї компетенції організаціями (органами управління (влади)), що надійшли на підприємство (за умови, що останнє займає по відношенню до цих організацій (органам) підлегле становище), під дію яких підпадають ті чи інші питання (направлення) діяльності підприємства, що відображаються у трудових договорах, або встановлюють інші (порівняно з раніше діючими) вимоги до форми (змісту) трудових договорів;

локальні акти, організаційно-розпорядчі документи, що видаються підприємством (у тому числі на основі (на виконання) законодавчих, нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих документів організацій (органів управління (влади))) в межах своєї компетенції.

Загальний порядок підготовки трудового договору повинен забезпечувати відповідність змісту, структури, стилю викладу та оформлення документа встановленим на цей рахунок вимогам. З цією метою порядок підготовки трудового договору може бути зафіксований в організаційно-розпорядчих документах підприємства, наприклад в положенні про порядок підготовки та укладення трудових договорів з відповідними категоріями працівників підприємства.

Зміст стандартною технологією підготовки трудового договору в основному відповідає положенням Типової інструкції з діловодства та Методичних рекомендацій ВНИИДАД (2003 р.) з підготовки внутрішніх документів. Ця технологія передбачає послідовне виконання таких основних дій (етапів).

1. Підготовка попереднього (чорнового) варіанту тексту трудового договору.

2. Редагування попереднього варіанту тексту трудового договору.

3. Коригування попереднього варіанту тексту трудового договору.

4. Узгодження уточненого варіанту тексту трудового договору між працівником і роботодавцем.

5. Оформлення остаточного варіанту тексту трудового договору.

6. Підписання трудового договору працівником і роботодавцем.

7. Реєстрація трудового договору.

8. Тиражування трудового договору в необхідній кількості примірників (копій) (при необхідності).

9. Видача 2-го примірника (і, якщо потрібно, копії) трудового договору на руки працівнику.

10. Приміщення 1-го примірника трудового договору у справу, його подальше зберігання до передачі його в архів або на знищення.

Розглянемо далі зміст перерахованих етапів. При цьому уточнимо, що їх безпосереднього виконання з боку виконавця (уповноваженої особи, якій доручено підготовку документа) передують заходи попереднього характеру.

Підготовка попереднього (чорнового) варіанту тексту документа

Підготовка попереднього (чорнового) варіанту тексту трудового договору проводиться виконавцем самостійно, в межах наданих повноважень.

У разі залучення до підготовки документа декількох виконавців - наприклад, при підготовці уніфікованої форми (типового (приблизного) тексту) трудового договору - відповідальний виконавець, визначений відповідно до резолюції (зазначенням, розпорядженням) керівника підприємства, очолює цю роботу і з цією метою виконує дії.

Відповідальний виконавець при підготовці уніфікованої форми (типового тексту) трудового договору:

1) з'ясовує зміст резолюції (доручення, вказівки), відповідно до якої організовується підготовка документа;

2) визначає склад залучених до роботи над документом сил і засобів;

3) уточнює порядок підготовки документа;

4) встановлює терміни виконання роботи в цілому і кожного її етапу;

5) розподіляє обов'язки між іншими виконавцями, які беруть участь у підготовці документа;

6) інформує виконавців про вимоги, що висуваються до документом, вихідних матеріалах, послідовності і терміни виконання роботи, а також про те, в якому вигляді і кому саме мають передаватися виконавцями результати виконаної ними роботи;

25

7 ) організовує взаємодію між виконавцями в процесі роботи, надає їм необхідну допомогу;

8) здійснює постійний контроль за належною (своєчасної та якісної) підготовкою документа;

9) регулярно доповідає про хід виконання роботи керівнику підприємства;

10) після закінчення роботи представляє її підсумкові результати керівнику підприємства (у вигляді проекту документа, що повністю відповідає встановленим вимогам).

З урахуванням все більш глибокого проникнення інформаційних технологій в управлінські процеси представляється найбільш доцільним вести підготовку трудового договору на персональному комп'ютері (ПК), оснащеному пристроєм читання-запису автономних машинних носіїв (модулів пам'яті) і пристроєм виведення на друк (принтером), як правило, використовуючи записи, попередньо виконані в робочому зошиті, на окремих аркушах або збережені на автономних машинних носіях (модулях пам'яті). До роботи, втім, повинні бути підготовлені не тільки ПК і згадані записи, але і робоче місце виконавця в цілому. Це означає, що на столі, в безпосередній близькості від ПК, виконавцем повинні бути розміщені в зручному порядку:

законодавчі та нормативно-правові акти, а також локальні акти та організаційно-розпорядчі документи (в паперовому або електроном вигляді), необхідні для підготовки трудового договору;

методичні та довідкові матеріали, включаючи раніше укладені з відповідними категоріями працівників (посадовими особами) трудові договори (їх копії), уніфіковані форми, типові (зразкові) тексти , зразки оформлення трудових договорів тощо;

список програм до трудового договору (за наявності таких);

графік виконання роботи;

листи узгодження (при необхідності);

бланки встановленого виду;

газетний папір для ведення робочих записів і виведення на друк попередніх варіантів тексту документа;

справні автономні машинні носії.

Уточнимо, що підготовка попереднього варіанту тексту трудового договору починається з визначення структури документа і формулювання його основних положень (у вигляді окремих речень). Потім проводиться взаимоувязка окремих пропозицій в абзаци, виконувана послідовно для всіх розділів (пунктів) документа.

Очевидно, однак, що отриманий виконавцем попередній варіант тексту документа поки далекий від досконалості і, отже, підлягає подальшому уточненню. З цією метою виконується редагування та коригування попереднього варіанту тексту трудового договору, про що ми і поговоримо далі.

Підготовка уточненого варіанту тексту документа

Необхідно пояснити, що, незважаючи на очевидні відмінності між редагуванням і коригуванням попереднього варіанту тексту трудового договору, в розглянутому випадку ці процедури можуть проводитися паралельно . У ході підготовки уточненого варіанту тексту документа виконавець:

вносить необхідні зміни в структуру та зміст трудового договору (у т.ч. за допомогою вилучення (скорочення) окремих фрагментів, їх перестановки, переформулювання, доповнення, включення в проект документа нових фрагментів, а також зміни нумерації структурних елементів документа (пунктів, підпунктів));

виявляє і виключає з тексту не усунуті раніше орфографічні, синтаксичні, смислові, фактологічні і інші помилки, що спотворюють зміст документа .

Уточнення структури та змісту попереднього варіанту тексту трудового договору проводиться за допомогою читання паперового оригіналу та внесення до нього відповідних позначок (т.

н. Правки). Так, за результатами редагування в проект документа виконавцем вноситься редакційна правка, за допомогою якої:

уточнюється взаємне розташування окремих фрагментів (абзаців, речень) тексту;

уточнюється послідовність слів в окремих пропозиціях і словосполученнях;

з тексту вилучаються повтори, длінноти тощо;

в текст включаються фрагменти, що роблять його більш ясним, точним і актуальним; забезпечується термінологічне відповідність тексту загальноприйнятим нормам і правилам; досягається стилістичну одноманітність тексту.

26

Повністю відредагований текст трудового договору ретельно коригується на предмет виявлення і усунення всіляких (див. вище) помилок. Для фіксації помилок доцільно використовувати коректорські знаки.

Всі зроблені в роздруківці зміни невідкладно вносяться в електронну версію документа. Процедура редагування і коригування завершується повторної записом уточненого варіанту трудового договору на автономний носій і його контрольної роздруківкою, яку виконавцю доцільно ще раз перевірити (віднімати) до відправки документа на узгодження.

Узгодження уточненого варіанту тексту документа

Як зазначалося раніше, узгодження уточненого варіанту тексту трудового договору слід проводити у разі, якщо виклад тих або інших його положень потребує попередньої перевірки (зі боку зацікавлених організацій (органів управління (влади)), структурних підрозділів та (або) посадових осіб) організації з метою встановлення:

обгрунтованості тримання, відповідності документа своїм функціональним призначенням;

відповідності документа законодавству, нормативно-правовим актам і управлінським рішенням, прийнятим раніше відповідними організаціями (органами управління (влади));

відповідності документа локальним актам і управлінським рішенням, прийнятим раніше підприємством.

Оформлення документа

Для приведення зовнішнього вигляду трудового договору у відповідність з вимогами до управлінської документації проводиться його оформлення. Підкреслимо, що в кінцевому рахунку правильність оформлення забезпечує надання трудовим договором законної юридичної сили.

У необхідних випадках трудовий договір доповнюється додатками. Уточнимо у цьому зв'язку, що склад додатків до заключаемому трудовим договором визначається з урахуванням змісту (зокрема, умов) документа і в подальшому може розширюватися.

Найбільш часто в якості додатків до трудового договору фігурують додаткові угоди, відповідно до яких змінюється зміст документа (його окремих умов), а також укладається в певних ситуаціях учнівський договір, що виконує функцію додаткової угоди. Особливості підготовки перерахованих документів розглядаються далі. Що стосується додатків до уніфікованої формі (типового (зразковому) тексту) трудового договору, то доцільність підготовки відповідних додатків і їх склад зазвичай визначається виконавцем у процесі роботи над документом. При цьому зміст додатків визначається функціональним призначенням кожного з них, а їх оформлення проводиться відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-2003.

 У необхідних випадках додатки до уніфікованої формі (типового (зразковому) тексту) можуть попередньо направлятися на погодження. Відзначимо, що крім додатків, що входять до складу уніфікованої форми (типового (приблизного) тексту) трудового договору, до документа, який направляється на розгляд керівника підприємства, можуть додаватися: 

 пояснювальна записка, що містить відомості про підстави для розробки документа, його функціональне призначення, основні результати роботи, а також про виниклі в процесі узгодження уніфікованої форми (типового (приблизного) тексту) розбіжностях; 

 проект наказу (розпорядження) про затвердження уніфікованої форми (типового (приблизного) тексту) трудового договору; 

 перелік документів, що втрачають свою силу з твердженням (введенням в дію) уніфікованої форми (типового (приблизного) тексту) трудового договору. 

 Крім того, до пропонованого на розгляд керівника підприємства документу в обов'язковому порядку додається резолюція (доручення, вказівка ??тощо), відповідно до якої проводилася його розробка. 

 Підписання документа сторонами трудових відносин 

 Розглянемо далі порядок підписання призначеного для укладення трудового договору працівником і роботодавцем. Зазвичай першим остаточно погоджений і оформлений варіант трудового договору підписує працівник. Після цього підписаний ним трудовий договір передається на підпис керівнику підприємства. Свій підпис під трудовим договором керівник підприємства повинен поставити протягом раніше обумовлених термінів, з тим щоб забезпечити своєчасний вступ документа в законну силу. 

 27 

 Відзначимо на закінчення, що в певних ситуаціях трудовий договір може бути підписаний працівником і роботодавцем одночасно. Необхідність в цьому може бути, зокрема, обумовлена ??встановленої згідно з трудовим договором датою початку виконання роботи. 

 Норми часу і строки, що відводяться на підготовку трудового договору 

 У заключному параграфі глави ми зосередимося на розгляді часових показників, що характеризують підготовку трудового договору. З цією метою насамперед звернемо увагу шановних читачів на відповідні норми часу. 

 Відповідно до норм тимчасові витрати на підготовку уніфікованої форми (типового (приблизного) тексту) документа складаються з: 

 тимчасових витрат на вивчення, узагальнення та аналіз однотипних управлінських документів (наприклад, раніше укладених з відповідними категоріями працівників трудових договорів); 

 тимчасових витрат на коригування форми (тексту); тимчасових витрат на узгодження документа; часових витрат на оформлення документа. 

 Сукупні витрати на підготовку уніфікованої форми (типового (приблизного) тексту) трудового договору можуть бути визначені як середні для зазначених у нормах видів управлінських документів і складають 5,1 години - при умовному обсязі документа до 5 аркушів. 

 Терміни на підготовку уніфікованої форми (типового (приблизного) тексту) трудового договору визначаються з урахуванням відповідних положень Типової інструкції з діловодства. Уточнимо, що при визначенні керівником підприємства термінів підготовки документа повинні прийматися до уваги: 

 пріоритет документа (його важливість, терміновість і т.п.); 

 склад документа, планований обсяг документа та додатків до нього; 

 рівень кваліфікації виконавця, якому доручається підготовка документа; 

 наявність у виконавця інших (у тому числі термінових і (або) важливих) доручень, відповідно до яких передбачено підготовку інших документів; 

 норми часу на підготовку документа в цілому і виконання в рамках цієї роботи окремих дій; 

 строки, встановлені законодавством, нормативно-правовими актами чи вищестоящими організаціями (органами управління (влади)). 

 При визначенні термінів, крім того, враховується час, необхідний для узгодження проекту документа. З метою дотримання термінів підготовки уніфікованих форм (типових (примірних) текстів) трудових договорів рекомендується використовувати відповідні графіки, а також схеми проходження документів і додатків до них. 

 Норми часу на підготовку трудового договору на основі відповідної уніфікованої форми (типового (приблизного) тексту) трудового договору можуть бути визначені на основі значень, що відображають витрати часу на набір (впечаткі у передбачені для цієї мети місця) тексту на типових бланках (формах). 

 Тепер уваги шановних читачів пропонуються типові тексти трудових договорів, призначені для укладення з різними категоріями працівників. Відмінність представлених нижче варіантів трудових договорів полягає, по-перше, в специфіці їх функціонального призначення і, по-друге, в наявності в їх змісті особливих умов, до числа яких можуть бути, зокрема, віднесені: 

 умова про термін дії трудового договору (строковий трудовий договір); 

 умова про випробування працівника при прийомі на роботу (трудовий договір, що передбачає випробування працівника при прийомі на роботу); 

 умова про нерозголошення працівником охороняється законом таємниці; 

 умова про обов'язок працівника відпрацювати після закінчення навчання не менше встановленого договором терміну (трудовий договір, що містить відповідне умова, а також договір, укладений на додаток до нього (учнівський договір з працівником підприємства, нужденним у перепідготовці), або учнівський договір, укладений з особою, приймається на роботу; 

 умова про матеріальну відповідальність працівника (трудовий договір, що містить відповідне умова, а також укладений на додаток до нього договір про повну (часткової) матеріальної відповідальності). 

 Тут же ми розглянемо особливості трудових договорів, призначених для укладення з керівником підприємства, цивільним службовцям, працівником-сумісником, працівником-надомником, сезонним працівником, працівником, який працює в умовах Крайньої 

 28 

 Півночі (в місцевостях, прирівняних до районів Крайньої Півночі), а також деякими іншими категоріями працівників. Але почнемо ми з безстрокового трудового договору, що укладається за загальною формою (на загальних підставах). 

 « Попередня  Наступна »
 = Перейти до змісту підручника =